OBVLADOVANJE KOMPETENC ZAPOSLENIH V SKLADU Z ZAHTEVAMI ISO 9001:2015 IN KOT OSNOVA ZA TRAJNOSTNI RAZVOJ PODJETJA

Datum: 07.05.2019

Avtor: Janez Žezlina, janez@ecg.si in Marica Pervan, marica@eudace.eu

oslovno okolje je vedno bolj kompleksno, nestanovitno, dinamično, kupci in drugi deležniki vedno bolj zahtevni, izvajajo se vedno večji pritiski na cene. Kako v takšnem poslovnem okolju ostati konkurenčen oz. dolgoročno razvijati svojo konkurenčno prednost oz. ustvarjati kar najvišjo dodano vrednost za vaše stranke oz. druge pomembne deležnike (financerje, zaposlene, podizvajalce oz. druge strateške partnerje, lokalno skupnosti, ipd.)?

Možen odgovor organizacij na takšne poslovne izzive je lahko, da postane vaša organizacija oz. podjetje še bolj dovzetno (op.p. senzibilno) za potrebe zunanjega in notranjega okolja. Nato pa da znate te potrebe agilno oz. odzivno pretvoriti v vaše poslovne procese oz. posledično produkte/rešitve (ki zadovoljujejo te potrebe).

Da to lahko naredite še boljše od drugih, potrebujete kompetentne zaposlene oz. morate nenhno in sistematično razvijati in krepiti njihove kompetence (op.p. kompetence so kombinacija znanj, sposobnosti, veščin in lastnosti ter ravnanj zaposlenih, ki so potrebne za uspešno delovanje).

Procesi, ki so združeni z dobro načrtovanim razvojem kompetenc/ kulturo podjetja imajo dvojni učinek na uspešnost izvajanja (t.i. poslovnega življenja) le teh procesov v praksi.

S tem v zvezi je kot naslednji praktičen korak smiselno razmisliti tudi o jasnem akcijskem načrtu, kako boste takšno kompetentnost dosegli? Možen pristop k upravljanju kompetentnosti/konkurenčnosti vašega podjetja oz. vaših zaposlenih lahko sestoji iz naslednjih treh korakov:

Prvi korak akcijskega načrta se začne s kreiranjem ciljnih kompetenc zaposlenih, ki vam bodo omogočili doseganje vaše vizije oz. strateških usmeritev oz. udejanjanje poslanstva.

Sledi detajlna in sistematična analiza, kakšne kompetence vaši zaposleni trenutno dejansko imajo in nato,

sistematični razvoj teh kompetenc zaposlenih s ciljem, da stalno razvijamo in izboljšujemo njihovo kompetentnost – ter posledično tudi kompetentnost vašega podjetja in posledično tudi vašo konkurenčno prednost oz. edinstvene prednosti/dodano vrednost, ki jo nudite strankam.

Obvladovanje kompetenc je močno povezano s trajnostnim razvojem podjetja. Morda se vam naša trditev ne zdi smiselna in se sprašujete, kako je možno, da so kompetence temelj trajnostnega razvoja podjetja?

Naj vam na kratko obrazložimo svojo trditev.

V glavi imate svojo vizijo oz. vašo željo, kakšno želite, da bi bilo vaše podjetje v prihodnosti. Da pa bi dosegli svojo vizijo, morate seveda razviti strategijo, preko katere boste po korakih dosegli vizijo. V okviru te vizije, če se zavedate ali ne, so ključni vaši zaposleni in njihove zmožnosti oz. sposobnosti, da izpolnijo zastavljene korake do vaše vizije.

Vzemite to kot potovanje v vašo obljubljeno deželo, ki se začne s prvim korakom od vrat vašega doma. Na poti vam bodo pomagali, ali vas ovirali ljudje, ki jih boste srečali na poti. Plan načrtovanja je vaša strategija. Nakup vozovnic in rezervacija nočitev je akcijski plan. Gostilničar, ki vas bo nahranil, da boste imeli moč za nadaljevanje poti, vam lahko pomaga z odličnim obrokom, ki vam bo dal moč za nadaljevanje ali pa vas bo s svojim neznanjem (nekompetentnostjo) zastrupil s hrano in boste tri dni izgubili zaradi bolezni. Oziroma, če prenesemo tole v poslovanje podjetja je bilo mišljeno kot metafora, da vas lahko zaposleni, na katerega se zanašate, stane zelo veliko in zaustavi vaš napredek včasih tudi celo za več let.

Shema

Vendar če želite obvladovati kompetence zaposlenih v skladu z zahtevami ISO 9001:2015, se je potrebno zavedati, da je ključnega pomena to, da se kompetence zaposlenih uskladijo s strategijo podjetja, ki opredeli pot do doseganja opredeljene vizije.

Pomembno je, da se v strategiji opredeli tudi, katere kompetence zaposlenih so potrebne, da bodo ti zaposleni pomagali podjetju doseči vizijo preko izpeljane strategije.

Ena izmed zahtev ISO 9001:2015 je, “da mora organizacija opredeliti potrebno kompetentnost osebja, ki pod njenim nadzorom izvaja delo, ki vpliva na izvajanje in uspešnost sistema vodenja kakovosti.” (zahteve EN ISO 9001, izdaja 2015,CEN-CENELEC)

MATRIKA USPOSOBLJENOSTI

S tem v zvezi si podjetja večinoma pomagajo s preprosto Matriko usposobljenosti, kamor navedejo vse zaposlene in pomembna specifična znanja. Nato pa z metodo, ki jo izberejo, ocenijo kompetentnost zaposlenega. S tem sicer ni nič narobe, saj je v začetku bolje uporabljati preprosto obliko matrike in s tem ob vzpostavitvi ISO 9001 zadostimo začetnim zahtevam standarda.

Vprašanje oz. izziv, ki se pri tem pojavi je, kako izpolniti matriko s ciljem, da pri tem ne bi prišlo do subjektivnega ocenjevanja? Kako opredeliti, kaj točno določena ocena pomeni? Ni namreč dovolj, da napišemo: Janez Novak ima znanje za oceno/nivo tri (3) za delo na CNC. Kaj pomeni ta ocena tri (3)?

Shema 2

Slika št. 1: primer enostavne matrike usposobljenosti

 

Matriko kompetenc je potrebno razdelati zelo detaljno. Za vsako oceno, je potrebno opredeliti, kaj točno pomeni ocena ena (1), kaj ocena dva (2) in tako naprej.

Če vzamemo kot primer proizvodno podjetje, kjer morajo zaposleni dosegati določene ciljne norme, lahko opredelimo te ocene na naslednji način:

  1. ima potrebno znanje, vendar ne dosega norme
  2. ima potrebno znanje in dosega normo
  3. ima potrebno znanje, dosega normo in uči novozaposlene
  4. ima potrebno znanje, dosega normo, uči novozaposlene in predlaga izboljšave

Ključnega pomena je, da tudi opredelimo, kakšno oceno želimo, da jo posamezni zaposleni v prihodnosti doseže (op.p. to je v gornji sliki prikazano kot prehod iz točke A (trenutno stanje) v točko B (želeno stanje)).

Npr. Trenutno stanje je: Janez Novak ima znanje na ravni ocene tri (3), za delo na CNC stroju. V roku enega (1) leta želimo, da napreduje na raven ocene štiri (4). Ob tem je potrebno izpeljati načrt, kako bo gospod Janez prišel iz točke tri (3) na točko štiri (4), tako da ga, ali pošljemo na dodatno izobraževanje ali zadolžimo npr. sodelavca Mirka, ki ima oceno štiri (4), da vzame Janeza pod svoje okrilje in mu pomaga do naslednje stopnje usposobljenosti.

Kompetenčna matrika ima vrednost v prepoznavanju tveganj pri kadru, če preko nje ugotovimo, da imamo npr. samo enega CNC strugarja, ki ima oceno štiri (4) in tri druge, ki imajo oceno dva (2), pomeni, da se na dolgi rok lahko soočimo s težavami doseganja kakovosti izdelkov. Zakaj? Če se sodelavcu “Mirku”, kaj pripeti, ostanemo brez mentorja za novozaposlene in tudi nekoga, ki bo pomagal izboljševati proces. In ravno to je razlog, da ISO 9001 zahteva opredelitev usposobljenosti zaposlenih, da poskrbimo, da organizacijsko znanje ostane znotraj podjetja tudi če pride do izrednih primerov (bolniške, odpovedi, smrt,...).

V razmislek:

Vendar pa se moramo zavedati tudi, da ni dovolj, da imamo samo kompetentne zaposlene, kot nadgradnja le-tega je smiselno tudi uskladiti vrednote zaposlenih z vrednotami podjetja. Poglejmo naslednji primer: npr. da imate enega zaposlenega, ki ima vrednote skladne s podjetjem in tri, ki nimajo usklajenih vrednot z vrednotami podjetja. V takem primeru bo prihajalo do trenj, ki bodo definitivno vplivala tudi na organizacijsko klimo v podjetju, kot tudi na samo izvedbo in kakovost dela.

Poskrbeti moramo, da je matrika usposobljenosti v korist podjetju in ne še ena zahteva standarda, ki ne prinaša dodane vrednosti.

Vpeljevanje matrike usposobljenosti je dolgotrajen postopek, ki se obrestuje na poti h končnemu cilju, če je vpeljana neprimerno oz. nesistematično, je lahko velika ovira na poti do uresničevanja vizije podjetja.

Zavedati se je potrebno, da je vsaka tovrstna kadrovska praksa živ dokument/proces, ki se lahko spreminja na dnevni bazi in ki zahteva veliko doslednosti in odgovornosti. Saj standard ISO 9001 zahteva, da se kompetence ustrezno obvladujejo in nadgrajujejo primerno potrebam podjetju. Pa ne zaradi njega samega, temveč zaradi organizacije in njenega nadaljnega razvoja.

V praksi obstaja ogromno različnih metod za vpeljevanje kompetenčnih modelov v podjetje. Priporočamo vam, da se ob začetku vpeljevanja poslužujete čimbolj preprostih metod, ki pa se z leti nadgrajujejo in dopolnjujejo. Modele kompetentnosti oz. matrike usposobljenosti je potrebno vpeljevati v podjetje postopno, saj gre za relativno zahteven proces in velik korak za podjetje. Če se tega lotite resno in z namenom doseganja trajnostnega razvoja podjetja, se poskusite tudi čim bolje izobraziti na tem področju in morda razmisliti o najemu strokovnjaka s tega področja.

Podjetja v Sloveniji se premalo zavedajo pomembnosti obvladovanja kompetenc za pridobitev in sistematičen razvoj ustreznega kadra, ki bo pomagal podjetju pri doseganju odličnih rezulatov na poti do uresničevanja njegove vizije. Ne glede na to, kako vrhunske stroje ali računalnike imate, če zaposleni vstanejo in stopijo iz stavbe, se ne bo nič naredilo samo od sebe. Tudi v primeru popolne avtomatizacije proizvodnje, kjer naj ne bi potrebovali proizvodnih delavcev, je potrebna človeška interakcija, ki jo v takem primeru izvaja predvsem oseba z zelo specifičnimi kompetencami.

Vse pomembne odločitve in spremembe v podjetju bi se morale izvajati premišljeno, sistematično in v skladu s strategijo ter zrelostjo poslovne kulture podjetja, pri čemer so vam kadrovski strokovnjaki v podjetju lahko zelo v pomoč. Oni vam lahko pomagajo opredeliti, ali je možno izvesti spremembe s trenutnim kadrom (kompetencami trenutnega kadra), kako razvijati te kompetence, ali je za to ustrezen čas, glede na trenutno stanje v podjetju in tako naprej.

Ko boste vzpostavili kompetence v skladu z zahtevami ISO 9001, bodo le te postale temelj za obvladovanje ključnih kompetenc zaposlenih.

Predvsem pa se bodo koraki vaše strategije začeli izvajati hitreje in bolj sigurno, ko boste korakali po poti do vaše vizije oz. “sanjske” podobe podjetja.

shema 3