Ozaveščanje zaposlenih - Awareness

Datum: 20.06.2018

Avtor: Tadej Jontez

Kraj objave: E4E - Junij 2018

Članek E4E – Junij 2018 

 Vsako podjetje neguje svojo kulturo, svoje navade, protokol delovanja. Ko podjetja prerastejo okvirje družinskega podjetja pa je neobhodno potrebno začeti vzpostavljati organizacijsko kulturo in zavedanje zaposlenih.

 

Zavedanje zaposlenih je stopnja, do katere zaposleni pozna določene politike, situacijo, dokumente ali druge pomembne informacije podjetja. Politika sistematičnega povečevanja osveščenosti zaposlenih je pomemben element strategije zaposlovanja zaposlenih. Zavedanje zaposlenih ima dve pomembni strani:

1.       kar pomeni spodbujanje integritete med zaposlenimi: izmenjava in negovanje kulture in etike podjetja, izboljšanje komunikacij in zavezanosti, kodeks ravnanja, ter

 

2.       Izboljšanje praktičnih znanj o sprejetih poslovnih politikah in postopkih na delovnem mestu, ki vključujejo vsakodnevne rutinske operacije, poslovne procese ali nujne ukrepe.

 

Mnoga podjetja in organizacije izvajajo svoje programe za izboljšanje osveščenosti zaposlenih, ki vključujejo znanje o strateških ciljih podjetja, politiki za zmanjševanje porabe energije in časa (ali druge možnosti varčevanja), zmanjševanje operativnih stroškov in povečanje učinkovitosti ter izboljšanje znanja in strokovnega stališča. Višja osveščenost zaposlenih privede do boljše konkurenčnosti podjetja. V velikem številu podjetij pa so pobude za ozaveščanje zaposlenih označene kot samo poskusi prizadevanja, ki ne prinesejo resnih rezultatov.

Izboljšanje ozaveščenosti o kakovosti v organizaciji se začne z upravljanjem. Zaposleni morda ne vedo, kakšni so standardi kakovosti podjetja ali jih morda ne razumejo popolnoma. Predvsem pa se ne zavedajo, kako kakovost vpliva na finančno sliko podjetja. Vsekakor so podjetja postavljena pred izziv, kako povečati ozaveščenost zaposlenih o kakovosti. Ni druge poti, izobraževanja svojih zaposlenih in izvajanja politik, ki spodbujajo skladnost poslovanja.

Ustvarjanje nivoja  ali standardov podjetja

Zaposlenim pojasnite cilje podjetja glede kakovosti, ki podrobneje opredeljujejo odgovornosti posameznih zaposlenih. Na primer, pripravite postopkovnik, ki določa, kaj pričakujete od vsakega od vaših zaposlenih in kako boste merili skladnost. Vključite jasne posledice za dosledno slabo kakovostno delo. Na primer, začetna besedna opozorila se lahko spremljajo s prekinitvijo ali odpustom, če delavec večkrat ignorira standarde kakovosti.

Redno pregledujte

Sestanek redno pomaga pri ohranjanju kakovostnih vprašanj na začetku in med izvedbo dela. Na primer, vodje se srečajo z zaposlenimi, da se pogovorijo o trenutnih vprašanjih kakovosti. To omogoča vodjem, da spodbujajo ozaveščenost o kakovosti in zaposlenim omogočajo, da zagotovijo pomembne povratne informacije, kot je obveščanje o upravljanju in reševanju težav.

 

 

Pojasnite posledice

Vaši zaposleni morda ne bodo razumeli posledic slabega kakovostnega dela. Pojasnite, zakaj lahko nizki standardi kakovosti ogrozijo podjetje in njihova delovna mesta. Zaradi nizke kakovosti se poslovanje lahko upočasni in odpuščanje postane nujno. Tudi vaši zaposleni morda ne bodo razumeli, kako visoko kakovostno delo izboljša možnosti podjetja na trgu in s tem njihove lastne socialne varnosti. Na primer, lastnik prodajalca avtomobilov lahko razloži, da bo kakovostno delo povečalo zadrževanje strank, kar bo vodilo k varnosti zaposlitve.

Spodbude

Za spodbujanje ozaveščenosti o kakovosti, je smiselno vzpostaviti sistem nagrajevanja, ki usklajuje spodbude zaposlenim, skladne s cilji kakovosti podjetja. Na primer, lastnik transportnega podjetja lahko ustvari nagrado "Employee of the Month – Zaposleni meseca", da nagradi delavca, ki najbolj sledi protokolom kakovosti, kot je čiščenje in vzdrževanje vozila in izvedbo prevozniških storitev. Lastnik avtomobilske delavnice lahko zaposlenim, katerih kakovostno delo prinaša stranke, vedno dajejo nagrade. Ključno je, da svojim zaposlenim zagotovite nekaj dodatnih spodbud za izpolnjevanje vaših standardov kakovosti.

Seveda pa kakovost niti najmanj ni edino področje, kjer je potrebno zaposlene spodbujati k povečevanju ozaveščenosti. V zadnjem desetletju, dveh, predvsem pa z vse številčnejšo uporabo pametnih telefonov je področje IT tehnologij prodrlo v naš vsakdan. Spremljajo nas na vsakem koraku in olajšujejo ter izboljšujejo, predvsem pa pospešujejo, raven izvedbe vsakodnevnih opravil.

 

INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE

Zavedanje zaposlenih glede groženj IT varnosti je odvisno od njihovega položaja, velikosti podjetja in industrije. Uporabite to poročilo, da odgovorite na pet (5) glavnih vprašanj o varnostnih politikah podjetja za podjetja in ozaveščenosti zaposlenih o varnostnih grožnjah za IT.

V digitalnem gospodarstvu podatki podjetja in procesi postajajo področje IT storitev. Kot rezultat, informacijska varnost in upravljanje zdaj predstavljata ključne poslovne funkcije za vsa podjetja.

Toda, v kolikšni meri se zaposleni zavedajo IT storitev in varnostnih politik v svojih podjetjih?

Izsledki anket na področju vlaganja sredstev v varnost informacijske tehnologije v IT podjetjih, predvsem pa poznavanja IT politik kažejo, da IT podjetja vzdržujejo informacijske varnostne politike in izobražujejo zaposlene, ter ozaveščajo o kršitvah varnosti.

Na drugi strani, pa se številna podjetja še vedno trudijo premagati vrzeli v zavesti med zaposlenimi, zlasti med tistimi, ki se odločajo o tem, kako njihova podjetja ravnajo z informacijsko varnostjo in v zadnjem času zelo pogosto varnostjo osebnih podatkov (VOP).

GDPR

Za popolno usklajenost z GDPR in ZVOP (ZVOP-1 in ZVOP-2 (v pripravi))  morajo uporabniki organizacije vedeti, kaj lahko in v skladu z določili VOP ne morejo. Na tem seznamu preverite, kako vključiti usposabljanje za ozaveščanje zaposlenih.  

Zaposleni so lahko velika odgovornost za nadzor nad skladnostjo podjetja - in če so ustrezno usposobljeni - so lahko velika (konkurenčna) prednost.

 

KORAKI DO POVEČEVANJA OZAVEŠČENOSTI

Prvi korak pri ustvarjanju zavesti je veliko več, kot samo povedati svojemu šefu, bodisi direktorju, ali izvršnemu direktorju, kaj želite storiti in kakšen bo potencialni rezultat. Ustvarjanje osveščenosti določa fazo, na kateri zbirate povratne informacije, spodbujajte vodje, sprašujete se o vprašanjih, spodbujate zamisli in najpomembneje, poiščete razumevanje, zakaj to sploh počnete.

S tem, da pomembnost tega koraka, ki si ga vsekakor zasluži, ne naznanite, lahko tvegate, da vaše vodstvo in zaposleni prepoznajo ta korak, kot še en projekt v podjetju, ki je »ne bodi si ga treba« ali še huje, ne razumejo, kako se resnično povezuje z usmeritvijo in strateškim načrtom podjetja.

V nekaj podjetjih, s katerimi delam, je vodstvo razvilo nekaj neverjetnih pobud z obljubo o boljših rezultatih. V mnogih primerih so uspeli.

V fazi priprave, preden začnete svojo uradno uveljavljanje, imate za sabo celotno vojsko navijačev.

V večini primerov to dobite, ker pri ustvarjanju zavesti o pobudi in o tem, kako je pobuda povezana z vašimi dolgoročnimi načrti, gradite prvaka. Prispevek zaposlenih mora biti del načrta in zagotavlja, da imate najboljše možnosti za uspeh, ko začnete s pobudo, pri čemer boste odgovorni vsi. Potreba po zagotovitvi razumevanja je na ta način še pomembnejša. Torej, tisti prvaki, ki so in bodo vključeni od začetka in so vam pomagali uresničiti izzive in uspehe, bodo lahko odgovorili na vprašanja, ki jih imajo morda operativci, kar vodi k še večjemu uspehu.

 

ZDRAVJE IN VARNOST

Seveda, pa ne smemo na tem mestu pozabiti na osnove. Predpogoj za danes omenjena področja pa je področje zdravja in varnosti na delovnem mestu, izven tega pa še promocija zdravja. Nobeno delo in naloga ne more biti opravljena, če zaposleni niso zdravi in tvegajo svojo varnost. Zato je ta del in posledično z njim povezana ozaveščenost še toliko bolj pomembna in na prvem mestu.  

Torej, ustvarjanje zavesti in kako pričeti se "sliši preprosto". Pa vendar temu ni tako. Vsekakor se na posameznih področjih ta nivo počasi dviguje, pa vseeno prepočasi, saj je zavedanje bistvenega pomena za trajnostni uspeh.

 

Tadej Jontez, Eudace d.o.o.

Svetovalec na podorčju sistemov vodenja